오늘은 앞으로 직장에서 인정받는 글쓰기 시리즈를 연재합니다. 혹시 이 포스팅을 왜 클릭하셨나요? 회사 내에서 보고서를 쓰다가 생각과 문장이 막혀서 들어오셨나요? 혹은 결재권자한테 힘들게 작성한 보고서 때문에 혼나고 반려당하셨나요? 직장인들의 글쓰기는 단순하게 '쓰기'가 아닙니다. 그저 형식에 맞춰진 양식에 이런저런 이야기를 채워 결재를 받으셨나요? 직장인의 글쓰기는 업무를 하면서 발생하는 문제에 대해 생각하고 정리하여 논리적으로 전달하는 핵심 능력입니다.
직장인에게 가장 중요한 능력이라면 바로 커뮤니케이션이라고 대부분은 대답할 것입니다. 커뮤니케이션은 대면 기술과 글쓰기 크게 두 가지로 나눠집니다. 그중에 직장에서의 글쓰기는 필수적인 비니지스 글쓰기입니다. 글을 잘 쓰는 능력은 직급이 올라갈수록 업무가 많을수록 점점 더 필요하고, 글을 잘 쓰는 사람은 회사에서 중요한 사람이 될 것입니다. 자, 이제 보고서의 3대 원칙에 대해서 말씀드리겠습니다. 이 2가지 원칙만 잘 작성하셔도 도움이 많이 될 겁니다.
사안의 맥락과 본질을 정확하게 간파하고 핵심을 꿰뚫어 명쾌하게 정리하여 전달하는 것을 목표로 해야 합니다. 이를 통해 상사는 정확한 의사결정을 하도록 돕는 것이 직장에서 글쓰기의 핵심입니다. 그렇게 하려면 상사가 읽기 쉽게 읽고 싶게 만들면 됩니다.
읽기 쉽게
정답은 글을 ABC, 가나다로 쓰는 것입니다. 읽기 쉽게 쓰세요. 읽기 쉽게 쓴다는 것은 간단하고 명료하게 쓰는 것입니다. 읽기 쉽게 쓰는 3가지 개념입니다.
- 매혹적으로 쓴다
- 간단하게 쓴다
- 명료하게 쓴다
간단하고 명료하더라도 매혹적이지 않으면 무의미합니다. 간단하지 않고 장황하면 매혹적일 수 없습니다. 간단하지만, 애매하고 모호하면 매혹이 전달되기 힘듭니다. 즉, 간단명료하게 매혹적으로 써야 합니다. 이것은 상사가 읽고 싶고 읽기 쉽게 만드니깐요.
직장인이 작성하는 문서는 무조건 명료해야 합니다. 모호한 내용이나 장황한 표현은 지작인 문서의 최대의 적입니다. 그럼 모호해지는 이유는 뭘까요? 바로, 이슈를 제대로 파악하지 못하거나 전문용어, 장황한 문장, 약어 등 애매한 표현으로 일관하거나 자신의 능력을 필요 이상으로 과시하는 의도가 기반입니다.
그리고, 간결해야 합니다. 연차가 짧은 직장인일수록 보고서에 자신의 노력과 열정을 담으려 애를 씁니다. 아는 것이 얼마나 많은가를 피력해야 유능하다고 인정받을 것이라는 아주 잘못된 생각 때문입니다. 상사는 핵심만 가능한 한 짧게 보고하는 직원 순으로 총애합니다.
읽고 싶게
회사나 상사가 좋아한 잘 쓴 글은 명료합니다. 명료한 만큼 간결합니다. 그러니깐 일고 싶고 읽기가 쉽습니다. 상사가 읽고 싶게 만들기 위한 3가지 원칙을 안내해드릴게요
첫 번째는, 상사의 의도에 정조준하세요.
가장 먼저 기억해야 할 것은 내가 쓴 글을 읽는 상사의 의도를 정확하게 파악하는 겁니다. 상사가 원하는 것을 간파해 그것에 초점을 맞추는 것은 기본 중의 기본입니다. 상사를 반하게 만드는 결정체는 마이크로 메시지입니다. 마이크로 메시지는 '무엇에 대한 사안이고, 보고 내용이 무엇이며, 결재를 하면 어떤 결과를 가져오며, 후속 과장은 무엇인가?'입니다. 상사의 입장에서 알고 싶은 것들만 간단하고 명료하게 개념화하여 정리한 것을 말합니다.
두 번째는, 행동을 요구하는 강력한 메시지로 어필하세요
마이크로 메시지를 만들 때, 중요한 것은 반드시 상대의 행동을 촉발하는 기능을 포함해야 합니다.
세 번째, 짜임새 있는 스토리라인으로 메시지를 부각하세요
마이크로 메시지를 작성할 때 기억해야 할 것은 짜임새 있는 스토리라인이 뒷받침되어야 합니다. 짜임새 있는 스토리라인의 다섯 가지 구성요소입니다.
- 아이디어가 무엇인가? 무엇에 대한 아이디어인가?
- 사안의 배경은 어떠한가?
- 무엇을 어떻게 실행, 추진해야 하는가?
- 이를 실행함으로써 얻게 되는 혜택은?
- 의사 결정해야 할 사항은 무엇인가? 후속 조치는 무엇인가?
혹시, 이 글을 읽으신 분들은 상사에게 읽고 싶은, 읽기 쉬운 보고서를 쓰셨나요? 저도 정말 많은 어려움이 있었습니다. 그러나 확실한 것은 조금의 노력에도 바뀔 수 있다는 사실입니다. 앞으로 여러 가지 상황별 글쓰기를 포스팅할 예정이니 많이 찾아봐주세요.
직장에서 보고서·기획서 작성법(②보고서의 기본원칙, 칭찬받는 보고서)
직장에서 보고서·기획서 작성법의 두 번째 시간입니다. 오늘은 보고서 작성의 기본 원칙 2가지를 설명할게요. 보고서의 기본원칙과 칭찬받는 보고서를 작성하는 방법입니다. 기본원칙 무엇 일
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