직장에서 보고서·기획서 작성법(②보고서의 기본원칙, 칭찬받는 보고서)

직장에서 보고서·기획서 작성법의 두 번째 시간입니다. 오늘은 보고서 작성의 기본 원칙 2가지를 설명할게요. 보고서의 기본원칙과 칭찬받는 보고서를 작성하는 방법입니다.

 

기본원칙

무엇 일이든 기본을 잘 이해하면 시행착오와 스트레스를 많이 줄일 수 있어요. 보고서도 마찬가지입니다. 보고서를 작성할 때 기본은 POET입니다.

• Purpose 목적에 맞게 쓴다
• Organize Idea 메시지를 체계적으로 한다
• Easy 이해하기 쉬워야 한다
• Timing 보고 시점이 적절해야 한다

purpose: 처음 직장에 들어갔을 때 보고서를 쓰면서 자주하는 실수가 있습니다. 보고서 나의 역량과 열정을 너무 집어넣으려고 합니다. 이는 자칫하다간 보고의 핵심을 놓치기 쉽습니다. 따라서, 반드시 보고서는 목적에 기반해야합니다.

 

Organize Idea: 보고서는 단순히 정보 공유가 아니란 사실을 알아야합니다. 목표를 달성하고 상사의 반응까지 이끌어내야 진정 잘 쓴 보고서입니다. 이는 철저하게 상사의 입장으로 작성되어야 합니다.

 

Easy: 직관적으로 보고서가 보여야 합니다. 그럴려면 쉽게 읽히고 쉽게 써져야 합니다.

 

Timing: 아무리 위의 3가지의 원칙을 잘 지켜도 보고 시점을 잘못잡으면 보고를 망칠 수 있습니다. 보고서는 타이밍의 예술입니다. 상사가 궁금해할 때까지 아무런 행동을 취하지 않는 것은 최악의 행동입니다. 상사가 필요로 하는 최적의 시점, 결재자의 판단과 의사결정에 도움을 줄 수 있는 시점이 최고입니다.

 

칭찬받는 보고서

지금 읽으시는 구독자들의 상사 성향은 정말 제각각일거에요. 그러나 대부분의 상사가 좋아하는 보고서의 기준은 다르지 않습니다. 잘 만들어진 보고서는 어떤 상사, 어떤 경우에도 즉석 결재를 받아내고 인정과 칭찬까지 받을 수 있습니다.

• 헤드라인형 제목
• 짜임새 있는 메세지
• 비지니스 언어 사용
• 한눈에 한 번에, 읽기 쉽게

 

헤드라인형 제목: 상사는 바쁩니다. 제목만 보고 Yes, No를 결정합니다. 보고서의 제목에 목적, 성격, 전체 내용을 알 수 있게 작성해야한다. 제목은 1줄로 쓰되 순간적이고, 직관적으로 핵심을 설득해야한다. 뉴스의 헤드라인을 참고하세요.

 

짜임새 있는 메시지: 메시지는 구조화되어야 읽고 싶게 만듭니다. 아래의 4W 원칙을 적용해보세요.

• What: 무슨내용인가
• Why: 왜? 해야하는가
• hoW: 어떻게 하는가
• so What: 그래서 어쩌란 건가

비즈니스 언어 사용: 객관적이고 구첵적이며 단순하고 직설적인 언어를 사용해합니다. 예를들면 '엄청난 수익이 예상되는 아주 좋은 기회다' => '기존 모델에 비교하면 건당 8%의 이익 추가된다.' 그리고 수동적인 표현보다는 적극적인 표현을 해야합니다.(된다=>했다)

 

한눈에 한 번에, 읽기 쉽게: 가장 중요한 것은 역시 마지막에 있습니다. 보고서는 최대한 1페이지를 넘지 않는 것이 좋습니다. 간결명료한 1페이지 보고서를 만들기 위하여 아래의 기준을 적용해보세요

• 1페이지는 최대한 5단락 넘지 않게
• 1단락은 5줄 이내
• 1줄은 40자 이내
• 전체 메시지를 1페이 1,000자 내외로 콤팩트하게 정리

보고서를 다 쓰고 바로 제출하지 않고 여러차례 읽으며 검토를 해보세요. 위의 원칙대로 작성되었는지 말입니다. 보고서 내용이 목적을 달성했는지, 원하는 행동을 구체적으로 요청했는지, 상사 입장에서 읽고 싶고 읽기 쉬운지요.

 

여러분의 보고서에 도움이 되길 바랍니다.

 

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직장에서 인정받는 글쓰기 - ① 보고서의 2가지 원칙